Dicas
Como quebrar linhas dentro das células
Como copiar dias da semana
Como inserir data ou hora de modo rápido
O que significa ##### na minha célula
Como somar rapidamente números
Como mover uma região de dados
Como colocar um botão para imprimir uma região
Como gerar números realmente randômicos
Como fazer para fazer múltiplas comparações (função SE)
Só dias úteis
Números na seqüência
Veja como fazer gráficos bem explicados
Imprimir só o que deseja
Como fazer que o diretório padrão seja outro que o Meus Documentos
Como fixar algumas células, como um cabeçalho, para não se moverem
Como colocar numa célula o menor valor de uma região
Como preencher uma região com datas sem aparecer os finais-de-semana
Como preencher uma região com dados de uma lista do Excel
Como usar modelos prontos do Excel
Planilhas sem erros
Calcular valores de planilhas em lugares diferentes
Um simulador de vôo no Excel 97
Fazer Excel exibir o número de dias transcorridos entre duas datas
Como quebrar linhas dentro das células
Digite algum texto dentro de uma célula;
Pressione [Alt]+[Enter] para inserir um RETORNO FORÇADO, iniciando uma nova linha dentro daquela célula;
Digite mais um pouco de texto;
Pressione [Enter] quando tiver acabado de digitar todo o resto do texto.
O Excel irá dar uma quebra de linha para que todas as linhas caibam no espaço (largura) da célula;
Como copiar dias da semana
Digite um dia da semana (por exemplo: domingo);
Arraste a célula com o dia sobre as demais células, até alcançar o número de dias desejados;
Pronto em cada célula consecutiva apareceu um dia da semana (a 2ª célula escrita segunda-feira, a 3ª quarta-feira, e assim por diante;
Mas se o que você deseja é copiar o mesmo dia da semana
(exemplo: para criar 4 colunas de domingo), faça assim:
Digite um dia da semana (por exemplo: domingo);
Arraste a célula com o dia sobre as demais células, mas mantendo a tecla [Ctrl] pressionada, até alcançar o número de dias desejados;
Pronto em cada célula consecutiva apareceu o mesmo dia da semana (na 2ª célula estará escrito domingo, na 3ª estará domingo, e assim por diante.
Como inserir data ou hora de modo rápido
Quando precisar digitar a data ou a hora numa célula, por que digitar toda a informação, correndo o risco de errar o que está digitando, quando você pode apenas dar 2 toques?.
Como fazer isso no Excel, fácil:
Para inserir a Data pressione [Ctrl][;] (a tecla CTRL e a tecla ; juntas)
Para inserir a Hora pressione [Ctrl][:] (a tecla CTRL e a tecla : juntas)
O que significa ##### na minha célula
O Excel está apenas informando que não tem espaço para mostrar o resultado numérico da sua fórmula.
Para resolver, basta dar um duplo clique na margem direita do cabeçalho da coluna onde a célula afetada reside.
Como somar rapidamente números
Selecione com o mouse toda a região que contém os números a somar;
Clique no botão de Soma (marcado com o símbolo de [Somatória (letra grega: Sigma)];
Como mover uma região de dados
Selecione com o mouse, toda a região que quer mudar de lugar;
Passe o mouse sobre uma das bordas (o cursor muda para uma seta);
Mantenha pressionado o botão enquanto move toda a região para o novo local;
Solte o botão do mouse;
Como colocar um botão para imprimir uma região
Para configurar a impressão de uma região no Excel, você pode selecionar a área a imprimir e então selecionar o comando: Menu Arquivo / Área de Impressão / Definir área de impressão. Depois é só mandar imprimir. Mas por que usar a Barra de Menus se você pode usar um Botão?. Basta você adicionar o botão Definir Area de Impressão à sua Barra de Ferramentas:
1. Selecione Ferramentas / Personalizar;
2. Clique na guia Comandos;
3. Comando Categorias, selecione Arquivo;
4. Em Comandos, ache o ícone Definir Área de Impressão e arraste-a para a posição desejada na Barra de Ferramentas normal;
5. Clique no botão Fechar. Agora nas próximas vezes que você quiser imprimir uma área, bastará apenas selecionar a área a ser impressa e clicar no botão recém definido.
Como gerar números realmente randômicos
=ALEATÓRIO() e pressione [Enter]. A célula mostrará um número randômico (no caso entre 0 e 1). Para outras faixas digite =ALEATÓRIO()*10 (para números entre 1 e 10); =ALEATÓRIO()*100 (para números entre 1 e 100); =ALEATÓRIO()*1000 (para números entre 1 e 1000); e assim por diante... E o melhor de tudo: cada vez que você pressionar a tecla [F9], ou entrar novamente na planilha, todos os números serão novamente gerados).
Como fazer para fazer múltiplas comparações (função SE)
Uma das mais usuais operações que se delega ao Excel, para que ele nos ajude na tomada de decisões de forma automática, é usando a função SE (como no exemplo abaixo):
=SE(A5>0,5*A4;"ALTO";"BAIXO").
Neste caso o Excel compara o valor na célula A5, e verifica se é maior que a metade do valor da célula A4; se verdadeiro mostra "ALTO", se falso mostra "BAIXO"; Mas às vezes precisamos de lançar mão de mais de uma comparação. No exemplo abaixo é necessário saber se um aluno foi aprovado, se for reprovado, ou se ficou de recuperação:
=SE(Media<5;"Reprovado";SE(Media=5;Recuperação";"Aprovado"))
Este exemplo usa o Aninhamento de funções SE: como um dos argumentos da função SE inicial é usada uma outra função SE, e cujo argumento final (no caso o "Aprovado") é a resposta para falso nas duas condições definidas (Media < 5 e Media = 5).
Vamos por partes: devemos montar nossa seqüência de SEs de sorte a pegar cada faixa seqüencialmente; colocando os valores da taxa para cada caso "fechado" e partindo para novos SEs nos casos ainda "em aberto"; veja a fórmula abaixo primeiramente (Atenção a linha de baixo deve ser escrita numa ÚNICA linha):
=SE(Custo<100;Custo*0,08;SE(Custo<150;Custo*0,10;
SE(Custo<200;Custo*0,12;Custo*0,15)))
Explicando melhor, passo a passo:
1. Se o custo for <100 , o cálculo é Custo * 8% , direto;
2. Se o custo for <150 ( e ele não era inferior a 100 - SE anterior) o cálculo é Custo * 10% ;
3. Se o custo for <200 ( e ele não era inferior a 150 - SE anterior) o cálculo é Custo * 12% ;
4. Se o custo não for nenhum dos anteriores ( então ele é maior ou igual a 200 ),
o cálculo é Custo * 10%
Só dias úteis
Se você não deseja que sua semana tenha sábados e domingos, faça o seguinte:
1. Na primeira célula (C3, por exemplo) digite a data inicial (01/07/2004);
2. Na célula seguinte (D3 ou C4) insira a fórmula: =C3+(MOD(C3;7)=6)*2+1;
3. Formate a célula para que a data apareça como deseja;
4. Clique na célula com a fórmula e, segurando o botão esquerdo do mouse sobre seu canto inferior direito, arraste-a até preencher toda a região desejada
Números na seqüência
Para preencher um grupo de células com uma seqüência de números, faça o seguinte:
1. Digite o primeiro número em uma célula;
2. Coloque o cursor no canto inferior direito da célula. Ele vira uma cruz;
3. Com a tecla CTRL apertada, arraste o mouse até onde deseja.
Veja como fazer gráficos bem explicados
Além das planilhas, outro recurso muito importante do Excel é a composição de gráficos. O programa permite gráficos de praticamente qualquer formato: linhas, barras, pizza e outros. Veja como obter gráficos mais detalhados e bonitos:
Crie e defina o gráfico:
1. Selecione os dados que deseja no gráfico;
2. Clique sobre o botão Auxiliar Gráfico, na barra de ferramentas;
3. Na primeira janela do Auxiliar Gráfico, escolha o tipo do gráfico que deseja usar. Clique em Avançar;
4. Na segunda janela será mostrado o intervalo selecionado podendo ser alterado e se você deseja a sequüência em linhas ou em colunas.
5. Na terceira janela, coloque o título do gráfico, o eixo X e Y e clique em Avançar.
6. Na quarta clique na primeira opção para que o gráfico seja criado em uma nova planilha e clique no botão Concluir.
Suavize: O Excel possui um recurso para suavizar linhas muito angulosas em gráficos. Para isso, clique duas vezes na linha de gráfico que deseja. Você irá ver a opção "Linha Suavizada" no campo Padrões da caixa de diálogo.
Identifique melhor: É possível descrever um gráfico de pizza de maneira melhor dispensando as legendas e rotulando de maneira mais precisa cada fatia. Para isso, escolha Mostrar Rótulo e Porcentagem no campo Rótulo de Dados, que fica na terceira guia de diálogo do Assistente de Gráfico. Vá para a seção Legenda e desative a caixa Mostrar Legenda.
Sem confusão: Se você usar um gráfico combinado de linhas com escalas muito diferentes nos dois eixos (exemplo, vendas de um produto comparadas com as vendas de toda a empresa), é bom usar recursos visuais para indicar qual eixo pertence a qual linha. Para isso, use os recursos de formatação para dar cores iguais aos eixos e suas linhas, por exemplo.
Opções que ajudam: Use a caixa de diálogo "Opções de Gráfico" para fazer testes com a apresentação do gráfico. Você pode descobrir formatos que ajudem a visualizar melhor o que precisa ser explicado.
Gráfico rápido: Para criar um gráfico com base em uma seqüência de células, selecione o conjunto e tecle F11.
Trabalhando com pizzas: As fatias de um gráfico de pizza podem ficar juntas ou separadas. Se você precisa separar uma delas para destacar alguma informação, clique na fatia desejada, aguarde um pouco e clique novamente. Agora é possível separá-la das outras.
Imprimir só o que deseja
Imprimir região: É possível imprimir somente uma região da planilha, em vez dela toda. Para fazer isso:
1. Selecione a região da planilha que deseja imprimir;
2. No menu, selecione Arquivo / Área de Impressão / Definir Área de impressão;
3. Pronto, agora é só imprimir
Sem linhas: Para não imprimir linhas de grade da planilha, faça o seguinte:
1. Vá ao menu Arquivo / Configurar Página;
2. Na caixa "Configurar página", clique na guia Planilha;
3. No campo "Imprimir", desmarque a caixa de seleção Linhas de grade.
Configuração de impressão : É possível aplicar as mesmas configurações de impressão a diferentes planilhas. Para isso, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as planilhas desejadas. Todas as planilhas assumem a cor branca (estão selecionadas). Agora ajuste as configurações de impressão, como margens, cabeçalhos, rodapés etc. Todas serão aplicadas ao conjunto de planilhas selecionadas. Para desagrupar as planilhas, clique na guia de qualquer uma delas (exceto a que estiver em primeiro plano). Ou clique com o botão direito em uma das abas e escolha "Desagrupar Planilhas".
Como fazer que o diretório padrão seja outro que o Meus Documentos
Quando se instala o Excel, por padrão ele aponta para a pasta "Meus Documentos" como o local padrão para ler e gravar planilhas. Para mudar este padrão, e permitindo que você defina outra pasta, siga os passos abaixo:
1. Selecione o menu Ferramentas / Opções;
2. Clique na guia Geral;
3. No campo "Local Padrão do Arquivo:" digite o caminho completo;
exemplo: C:\Excel\Planilhas\Secretas;
4. Pressione o botão [OK];
Como fixar algumas células, como um cabeçalho, para não se moverem
1. Selecione por exemplo na primeira linha, o título (se existir) e na próxima linha, os nomes de cada coluna ((campo), como por exemplo: nome, funcionário, salário, etc.)
2. Selecione o menu Janela / Congelar Painéis;
Pronto irá aparecer um traço horizontal mais grosso, ou um traço vertical (ou os dois), e você poderá se deslocar à vontade (utilizando a seta da barra de rolagem) que as linhas, ou colunas (ou as duas ao mesmo tempo) selecionadas ficarão estáticas, sempre visíveis na tela.
Para remover um painel que foi congelado, basta selecionar o menu Janela / Descongelar Painéis;
Como colocar numa célula o menor valor de uma região
| __A___ | __B___ | __C___ | __D___|
1 | 123,65 | 322,54 | 321,55 | ????? |
1. Coloque o cursor na célula onde deseja-se obter o resultado (no exemplo D1 );
2. Digite a fórmula do valor Mínimo(perceba quando é 2 pontos e quando é ponto e vírgula):
Se for uma região contínua a fórmula é: =Mínimo(A1:C1) ; (indique apenas o início e o fim, que o que estiver entre eles, também será considerado, neste caso o B1)
Se for uma região dispersa (não serão todas as células) a fórmula é: =Mínimo(A1;B1;C1) ; (indique cada célula desejada). Neste caso você poderia por exemplo, especificar que B1 não seria considerado, ficando assim: =Mínimo(A1;C1).
3. Pressione a tecla [ ENTER ];
O Excel permite algumas outras funções estatísticas similares; veja alguns exemplos:
• O maior valor: =Máximo(A1:C1);
• A média dos valores: =Média(A1:C1);
• A somatória dos valores: =Soma(A1:C1);
Como preencher uma região com datas sem aparecer os finais-de-semana
1. Na primeira célula (por exemplo: F5) digite a data inicial desejada;
2. Na célula seguinte (F6) digite a fórmula: =F5+(MOD(F5;7)=6)*2+1;
3. Formate a célula para que a data apareça no formato desejado;
4. Clique na célula F6 e, segurando o botão esquerdo do mouse sobre seu canto inferior direito, arraste-a até preencher toda a região desejada;
Explicação Técnica: a função +(MOD(X;7)=6 quando verdadeira (isto é: quando a data anterior é uma sexta-feira) gera a adição de 1*2 (= 2 dias) à data anterior, pulando efetivamente de tal data (que é uma sexta-feira) direto para a próxima segunda-feira;
Como preencher uma região com dados de uma lista do Excel
1. Digite na primeira célula por exemplo: Janeiro ou Domingo);
2. Clique com o mouse no canto inferior direito da célula inicial (o cursor vai mudar para uma pequena cruz);
3. Arraste essa cruz, sempre com o botão esquerdo do mouse pressionado, até marcar toda a região desejada;
4. Solte o botão do mouse
Como usar modelos prontos do Excel
1. Selecione o menu Arquivo / Novo;
2. Em Soluções de Planilha escolha o tipo de planilha que parece melhor representar a sua planilha;
3. Clique no botão [OK];
Planilhas sem erros
Quando o Excel encontra um erro de fórmula, ele apresenta na célula da fórmula, mensagens como #N/D! (dado não disponível), #NÚM! (argumento não é um número, como esperado), #REF! (referência inválida) ou #DIV/0! (divisão por zero). Mas, você pode fazer o Excel exibir mensagens personalizadas. Para isso, é necessário usar a função (de nome estranho) ÉERROS (ISERROR em inglês). Se, suponhamos, você queira que em lugar da mensagem apareça @@@, num cálculo nas células B3 e B4, onde B3/B4 = 0 (resultado com erro), basta usar a fórmula: =SE(ÉERROS(B3/B4);@@@;B3/B4).
Calcular valores de planilhas em lugares diferentes
É possível construir planilhas envolvendo valores que estão em outras pastas de trabalho, em seu computador, na internet, etc. Para fazer isso, basta informar o endereço correto do valor externo. Por exemplo, para somar os valores da célula D6 em uma planilha com a célula C8 em outra planilha, chamada Controle, execute a seguinte fórmula: =D6+Controle!C8. Para multiplicar o valor da célula E1 da planilha em uso, com o valor da célula A5 da planilha Saldo da pasta de trabalho Despesas.xls, basta executar a seguinte fórmula: =E1*'c:meus documentos[despesas.xls]Saldo'!A5. Se a planilha estiver na internet, o esquema é o mesmo. Exemplo: E1*'http://www.infowester.com/planilha/[despesas.xls]Saldo'!A5.
Um simulador de vôo no Excel 97
O excel tem um mini game (jogo) interno. É um simuladorzinho de vôo, controlado pelo mouse. Para acessa-lo:
1. Aperte a tecla F5
2. Na caixa Ir para no campo referência
3. Digite x97:L97 na caixa e pressione <enter>
Serão selecionadas algumas células na horizontal
4. Aperte TAB
5. Segure CTRL+SHIFT pressionados
6. Clique no ícone assistente da barra de tarefas.(ajuda do Microsoft Excel)
E pronto! A tela pisca de modo estranho e fica preta. Depois de alguns segundos, você navega por um cenário estranho. Procure e você vai achar os créditos do jogo.
Aperte CTRL+SHIFT+ESC para voltar ao Excel 97.
Fazer Excel exibir o número de dias transcorridos entre duas datas
Mas como obter o numero exato de meses transcorridos? Se você levar em conta que há meses de 28, 29, 30 e 31 dias, verá que não é uma tarefa simples. E o número exato de anos, considerando que há anos de 365 e 366 dias? Pois Excel fornece uma função que resolve o problema. Trata-se da função DATADIF (na versão em inglês, DATEDIF). Vejamos um exemplo. Abra Excel.
1. Em A1 e A2, respectivamente, digite: "Data anterior" e "Data atual";
2.
Em B1 entre com a data anterior (por exemplo, sua data de nascimento);
3. Em B2 entre com a data atual (se quiser, use a função =HOJE();
Agora vamos à função DATADIF
4.
em B3 entre com =DATADIF(B1;B2;"y"). Tecle ENTER e a célula mostrará o número exato de anos transcorridos entre as duas datas.
5.
Em B4 entre com =DATADIF(B1;B2;"m") e a célula mostrará o número exato de meses.
6. Se quiser obter o número de dias transcorridos entre as datas usando esta função:
7.
Entre com =DATADIF(B1;B2;"d”) em B5.
8.
Se desejar o número de meses exatos a partir do último ano inteiro:
9.
Entre com =DATADIF(B1;B2;"ym") em B6.
10.
E se desejar o número de dias transcorridos a partir do último ano inteiro:
11.
Entre em B7 com =DATADIF(B1;B2;"yd").
Se você entrou com sua data de nascimento em B1, com a data atual em B2 e com as funções como indicadas, as células B3 e B7 mostrarão, respectivamente, o número exato de anos e dias de sua vida.